Action corrective : Plan, exemples et processus
Apprenez la signification de l'action corrective, comment créer un plan d'action corrective et démontrez un processus d'action corrective conforme aux normes de qualité.
Qu'est-ce qu'un plan d'action corrective ?
Un plan d'action corrective est un document utilisé dans la gestion de la qualité qui décrit un ensemble d'étapes pour traiter les problèmes et les lacunes dans les opérations et les processus de l'entreprise qui pourraient avoir un impact négatif sur celle-ci. Il décrit l'approche pour résoudre un problème qui interfère avec la réalisation des objectifs de l'entreprise. Le plan d'action corrective doit être S.M.A.R.T. (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Délimité dans le Temps) et inclure des délais, des coûts et des signataires.
Qu'est-ce qu'un plan d'action corrective faible ?
Un plan d'action corrective solide ne dépend pas de variables incertaines qui pourraient rendre le plan d'action corrective faible. Selon l'analyse des causes profondes du Department of Veterans Affairs National Center for Patient Safety, un plan d'action corrective faible dépend des processus actuels sur le lieu de travail et de la formation des employés.
Voici des exemples d'application de la formation et des politiques des employés :
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Le personnel effectuant des doubles vérifications
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Recyclage du personnel
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Création de nouvelles procédures de travail
Comment créer un plan
La création d'un plan d'action corrective peut sembler être une tâche intimidante au début, et les personnes responsables pourraient bénéficier d'idées sur la façon de commencer. En général, vous et votre équipe pouvez essayer de commencer à élaborer un plan d'action corrective de trois manières différentes :
Utiliser un modèle numérique
L'un des moyens les plus rapides pour vous aider à démarrer votre plan d'action corrective est d'utiliser un modèle. Un modèle de plan d'action corrective est un outil utile qui permet aux équipes de documenter facilement un plan d'action pour une non-conformité. Notez que l'utilisation d'un modèle ne fait que lancer la création d'un plan d'action corrective, qui doit encore être finalisé et révisé.
Pratique de l'identification
Une autre approche qui peut vous aider à poursuivre l'élaboration d'un plan d'action corrective est de procéder à des activités d'identification des actions correctives. Former vos équipes pour qu'elles soient capables d'identifier correctement la nécessité d'une action corrective est un effort utile qui les prépare au succès. Collaborez avec votre équipe pour déterminer la cause profonde et les éléments à prendre en compte lors de l'élaboration du plan d'action corrective, entre autres.
Questions du guide de discussion
Suivre le format des 4 Ws et 2Hs peut être utile pour élaborer un plan d'action corrective plus complet. Envisagez de poser ces questions types pour faciliter une séance de planification avec votre équipe :
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Que faut-il faire pour corriger le problème ?
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Qui devrait être responsable de la mise en œuvre de ces mesures correctives ?
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Quand et à quelle fréquence les actions correctives doivent-elles être mises en œuvre ?
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Où la documentation des actions correctives doit-elle avoir lieu ?
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Comment pouvons-nous nous assurer que ces actions correctives empêchent la récurrence ?
Exemples de plans d'action corrective
Bien que les actions correctives se présentent sous de nombreuses formes, elles se traduisent généralement par un formulaire de rapport d'action corrective et préventive et un formulaire de demande d'action corrective. Voici quelques exemples des deux types d'actions correctives les plus courants :
Voici un exemple d'action corrective (suivant les 4Ws et 2Hs).
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Décrivez brièvement le problème
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| Les rapports d'erreurs de perfusion ont augmenté de 7 % depuis le trimestre précédent. |
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Que va-t-on faire ? (Mesures à prendre, description)
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| Des séminaires internes seront organisés pour recycler le personnel hospitalier sur la préparation sûre et adéquate des lignes IV, les directives de pré-insertion, l'étiquetage des lignes IV, la mise en place, la surveillance, ainsi que la documentation complète et adéquate. |
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Pourquoi cela sera-t-il fait ? (Justification, raison) |
| Les séminaires serviront à clarifier les PON concernant la préparation, l'utilité et la surveillance des lignes IV. Ils visent également à renforcer nos normes pour améliorer la sécurité et réduire les taux d'erreurs évitables. |
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Où cela se fera-t-il ? (Lieu, zone)
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| Salle de conférence Providence |
| Quand cela sera-t-il fait ? (Heure, dates, délais) |
| 7 séminaires de 30 minutes chacun seront organisés pour couvrir toutes les équipes et tout le personnel sans nuire à la dotation en personnel : 19 Juillet 9h00 11h00 15h00 17h30 20h00 11h00 20 Juillet 3 heures du matin |
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Qui s'en chargera ? (Qui est responsable ?)
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| Docteur Barnes pour le 19 juillet (9h00, 11h00, 15h00) Docteur Sparrow pour le 19 juillet (17h30, 20h) Docteur Maye pour le 19 juillet (23h) et le 20 juillet (3h) |
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Comment cela sera-t-il fait ? (Méthode, processus)
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| Les docteurs Barnes, Sparrow et Maye se réuniront et créeront une présentation de 30 minutes sur la préparation correcte des lignes IV, les directives de pré-insertion, l'étiquetage des lignes IV, la mise en place et la surveillance, qui sera présentée aux intervalles indiqués ci-dessus. |
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Combien ? (Combien cela coûtera-t-il de faire/faire ?)
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| Pas de frais supplémentaires. |
Comment créer un rapport
Sur la base des exemples d'actions correctives donnés, voici quelques conseils sur la manière de créer des rapports d'actions correctives et les informations les plus fondamentales qui doivent être saisies dans les rapports :
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Déterminez et enregistrez le problème ou la non-conformité à l'origine de la nécessité d'une action corrective.
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En vous inspirant de la création d'un plan d'action corrective, saisissez les détails de l'action corrective à entreprendre pour rectifier la non-conformité.
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Soumettez le rapport d'action corrective aux destinataires prévus et conservez-en une trace pour référence ultérieure et suivi.
Quelle est la différence avec l'action préventive ?
Bien que toutes deux aient pour but de traiter les cas de non-conformité, il existe certaines différences entre l'action corrective et l'action préventive.
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Action corrective
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Action préventive
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| Considéré comme la façon "réactive" de traiter la non-conformité |
Façon "proactive" de traiter la non-conformité |
| Corriger une non-conformité qui s'est déjà produite. |
vise à empêcher qu'une non-conformité ne se produise en premier lieu. |
| L'action corrective et l'action préventive visent toutes deux à éviter la réapparition de la non-conformité. |
Comment fonctionnent-elles dans la norme ISO 9001 ?
Les actions correctives sont mises en œuvre pour identifier, résoudre et prévenir les problèmes de non-conformité de la qualité. Dans les normes ISO 9001 antérieures, les actions correctives et préventives (également connues sous le nom de CAPA) étaient des plans d'action distincts qui avaient chacun leurs propres exigences. Résumées dans un rapport CAPA, elles décrivent les plans sur la manière de résoudre immédiatement le problème existant et de le prévenir à l'avenir.
Cependant, les dernières normes ISO 9001 (ISO 9001:2015 Clause 10.2) ont éliminé la nécessité de procédures prédéfinies pour les actions préventives. Au lieu de cela, elle a souligné l'importance d'avoir une approche basée sur le risque tout au long du processus, plutôt que de réaliser et de documenter séparément les "actions préventives".
Le processus en 5 étapes : Comment mettre en œuvre pour ISO
Dans ce guide simplifié destiné aux responsables qualité, nous présentons 5 étapes sur la manière de mettre en œuvre des actions correctives conformes à la norme ISO 9001:2015, avec l'aide d'un logiciel de conformité.
Étape 1 : Déterminer si la situation l'exige.
Tous les problèmes ne justifient pas une action corrective. Le but de l'émission d'un plan d'action corrective est d'identifier et de résoudre les problèmes qui sont systémiques, quelque chose qui met en danger le logiciel du système de gestion de la qualité d'une entreprise.
Les responsables qualité et leurs équipes peuvent choisir une technique d'analyse des risques appropriée pour déterminer la gravité d'une non-conformité et décider si une action corrective est nécessaire. Les approches les plus fréquemment utilisées sont FMEA et HAZOP. C'est un bon moyen d'inculquer la gestion des risques dès le début du processus et d'aider à qualifier le niveau de risque et l'impact d'un problème sur l'organisation, le produit et/ou les services.
Lorsqu'une action corrective est jugée nécessaire, l'équipe qualité et les responsables de processus peuvent collaborer et utiliser un modèle de rapport d'action corrective conforme à la norme ISO 9001:2015 pour documenter la progression de leur plan.
Étape 2 : Effectuer une analyse des causes profondes (le cas échéant).
L'analyse des causes profondes (ACR) est une approche méthodique de l'analyse d'un problème et de l'identification des causes profondes pour résoudre les problèmes ou les événements contre-productifs. Elle repose sur la conviction que la meilleure façon de résoudre les problèmes est d'en éliminer la ou les causes profondes, plutôt que de se contenter de traiter le symptôme apparent. La RCA est utilisée de préférence pour les problèmes qui ne peuvent pas être résolus rapidement, qui sont répétitifs et systémiques.
La norme ISO 9001:2015 recommande vivement d'impliquer les membres et les dirigeants des équipes inter fonctionnelles dans la planification des actions correctives. Les équipes qualité peuvent encourager cette démarche en utilisant un logiciel de conformité pour faciliter la collaboration, même lorsqu'elles se trouvent dans des lieux différents.
Les approches des 5 Pourquoi et/ou des 8 Disciplines de la résolution de problèmes (8D) sont de bonnes techniques d'analyse des causes profondes qui peuvent les aider à travailler ensemble à l'élaboration d'un bon énoncé du problème, à l'identification de la ou des causes profondes et à la recherche de solutions appropriées pour traiter la non-conformité.
Étape 3 : Travaillez sur le plan en équipe.
L'identification des causes profondes et de leurs effets peut aider à formuler la ou les actions correctives les plus appropriées. Dans un plan d'action corrective, il y a deux actions clés : une recommandation de "correction" pour éliminer immédiatement une non-conformité détectée et l'action corrective elle-même.
Outre les détails concernant la non-conformité et l'action corrective recommandée, des détails spécifiques doivent également être fournis, tels que le calendrier de mise en œuvre, les personnes clés et les signataires, ainsi que les coûts. Une fois finalisé et révisé, le plan d'action corrective numérique peut être partagé avec les personnes clés afin de normaliser les informations.
Étape 4 : Communiquer et mettre en œuvre.
Renforcez la participation des dirigeants et encouragez-les à communiquer le changement et sa justification. Informez les personnes clés des tâches qui leur sont assignées via le logiciel du SMQ. Prévoyez un canal de communication où chacun peut donner régulièrement son avis pendant la mise en œuvre de l'action corrective. Tous ces éléments sont déterminants pour le succès de la mise en œuvre d'un plan d'action corrective.
