Recordkeeping : Définition, principes et valeur pour les entreprises


Découvrez les principes de la tenue de documents, les raisons de son importance pour les entreprises et les systèmes de tenue de documents dont les entreprises peuvent tirer parti.

Q u'est-ce que l'archivage ?

La tenue de documents est la méthode qui consiste à conserver la trace des transactions et des activités d'une entreprise, manuellement ou numériquement. Parmi les documents courants qu'une entreprise doit conserver figurent la correspondance, la comptabilité, les dossiers des employés et des progrès réalisés, etc. Cela permet aux entreprises de fonctionner sans heurts et aux propriétaires d'entreprises de suivre avec précision les progrès accomplis dans la réalisation de leurs objectifs.
système de Enregistrement

Principes de bonne tenue de documents

Les bonnes pratiques de tenue de documents varient en fonction du type de document et il existe de nombreuses ressources utiles qui fournissent des conseils à ce sujet. Bien que certaines d'entre elles puissent être accablantes, les bonnes pratiques d'archivage peuvent être simplifiées en apprenant et en comprenant les principes de base. Selon la norme ISO 15489, quelle que soit sa forme ou sa structure, un bon archivage exige qu'un document possède certaines caractéristiques. Ces caractéristiques peuvent servir de principes directeurs pour un bon archivage, qui sont les suivants :
Authenticité 
Authenticité
Un document est qualifié d'authentique s'il est prouvé qu'il :
1) qu'il apparaît comme ce qu'il prétend être ;
2) qu'il a été créé ou envoyé par la même personne qui prétend l'avoir créé ou envoyé ; et
3) qu'il a été créé et envoyé à la même période qu'il prétend avoir été créé ou envoyé.
Pour garantir l'authenticité des documents, il faut mettre en place des politiques et des procédures de contrôle de la création, de la saisie et de la gestion des documents. En outre, un professionnel responsable doit être identifié et désigné comme créateur autorisé.
Fiabilité
Fiabilité
Le contenu des documents doit être une représentation complète et exacte de la transaction, des activités ou des faits attestés. Les documents doivent être créés au moment de la transaction ou de l'activité par des personnes ayant une connaissance directe des faits ou des instruments utilisés pour la transaction.
Intégrité
Intégrité
Les documents doivent être complets et inaltérés. Certaines politiques et procédures doivent être mises en place pour se protéger contre toute altération non autorisée. Toute modification autorisée doit également être indiquée de manière explicite.
Facilité d'utilisation
Facilité d'utilisation
Un document utilisable est un document qui peut être localisé, extrait, présenté et interprété dans le délai imparti par les parties prenantes. Il doit présenter des liens contextuels entre les documents et les dossiers liés au processus opérationnel et à la transaction dont il est issu.

Pourquoi c'est important

Un bon système de tenue de dossiers permet de créer une base solide d'informations, informations sur lesquelles une entreprise s'appuie pour mener des activités commerciales sûres et de qualité. Voici quelques avantages dont peuvent bénéficier les entreprises qui pratiquent une bonne tenue de documents :
Protection contre divers risques
Une bonne tenue de documents est un outil puissant d'atténuation des risques. Elle peut aider les entreprises à se conformer et à rester conformes à toute une série de lois, de règlements et de normes industrielles. Elle permet également de prouver que des décisions et des actions appropriées ont été prises, en cas de questionnement ou de contestation par des parties externes ou des clients. Avec un système de tenue de documents en place, les risques de fuite d'informations confidentielles sont éliminés par le processus de destruction de l'information en temps voulu.
En résumé, la tenue de documents contribue à réduire les risques liés aux litiges et aux sanctions potentielles. Cependant, elle ne se limite pas à ces seuls types de risques. Elle peut également protéger les employés contre les risques qui peuvent leur nuire physiquement, émotionnellement et mentalement. Il s'agit notamment des risques qui sont associés à leurs tâches professionnelles ou à l'environnement de travail. Les employeurs doivent conserver les documents relatifs aux activités opérationnelles effectuées par leurs employés, ainsi que les documents relatifs aux ressources humaines. Ces documents sont tous utiles pour enquêter, résoudre et même prévenir les incidents concernant les employés et le lieu de travail.
Suivi des progrès et de la santé
Outre le suivi de la conformité et des aspects financiers, la tenue de dossiers permet également aux entreprises de surveiller les progrès accomplis dans la réalisation de leurs objectifs et leur stabilité générale. À mesure qu'une entreprise se développe, il devient difficile de se tenir au courant de tout ce qui se passe dans l'entreprise. C'est là que de bons dossiers deviennent encore plus essentiels pour l'entreprise. De bons dossiers peuvent fournir aux dirigeants et aux parties prenantes de l'entreprise des informations détaillées sur les performances de leurs employés, les outils et les systèmes, ainsi que les processus en place. Les informations tirées des divers documents de l'entreprise servent d'instrument d'analyse approfondie pour déterminer quels actifs de l'entreprise sont efficaces ou doivent être remplacés, modifiés ou éliminés.
Favoriser la responsabilité et la viabilité à long terme
Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, les défis de la durabilité et de la responsabilité deviennent encore plus évidents. La mise en œuvre de bonnes pratiques de tenue de documents permet aux entreprises de sauvegarder et de préserver les informations importantes et les connaissances de l'entreprise. La tenue de documents donne aux entreprises la possibilité d'utiliser une mine de données qui peut leur apporter des avantages commerciaux, et fournit des renseignements commerciaux pour la planification et la prise de décisions futures.

Systèmes de tenue de dossiers

Selon le gouvernement du Manitoba, un système de tenue de dossiers est une méthode qui permet de " saisir, organiser, consulter, protéger, conserver et détruire les dossiers conformément aux calendriers de dossiers approuvés ". Les entreprises doivent décider quel système est le plus approprié. Vous trouverez ci-dessous deux types de systèmes d'enregistrement :
Tenue de registres manuelle
La tenue manuelle des dossiers utilise la méthode traditionnelle du papier et du crayon. Habituellement, ce système est utilisé par les entreprises qui débutent, jusqu'à ce qu'elles passent à un processus informatisé. Mais certaines entreprises continuent d'utiliser le système manuel jusqu'à aujourd'hui, car elles le trouvent plus adapté à leurs besoins en matière de tenue de livres. La tenue manuelle des dossiers utilise des supports tels que les journaux et les grands livres pour suivre les transactions commerciales. 
Ce type de système est peu coûteux et facile à utiliser. Cependant, il désavantage les entreprises et les entrepreneurs en ce qui concerne le temps et les efforts qu'ils doivent consacrer à sa tenue.
Tenue de dossiers numériques
La tenue de dossiers numériques fait appel à la technologie et aux appareils. Avec la croissance rapide de la technologie, un grand nombre de processus d'affaires manuels ont été automatisés. La tenue de documents ne fait pas exception. Des modèles de formulaires électroniques, des applications et des logiciels sont facilement disponibles pour soutenir les activités de tenue de documents. L'utilisation de ce type de système peut nécessiter de l'argent, des compétences et des connaissances supplémentaires, mais le résultat est que les tâches de tenue de documents sont accomplies à un rythme beaucoup plus rapide et sont plus précises.
Pour décider quel est le système de tenue de documents le plus approprié, il est préférable d'examiner s'il existe des politiques et des exigences fixées par les organismes juridiques compétents.
Systèmes de tenue de dossiers

FAQs

  • Enregistrements de correspondance - il s'agit de documents créés à l'intérieur ou reçus de l'extérieur du bureau (par exemple, lettres, mémos, avis, etc.)
  • Documents comptables - il s'agit des documents relatifs aux transactions financières, tels que les ventes, les encaissements, les bordereaux de dépôt, le bilan, etc.
  • Documents juridiques - documents qui montrent que l'entreprise se conforme aux exigences légales (par exemple, mémorandums, contrats, statuts, règles et réglementations gouvernementales, etc.)
  • Dossiers des employés - documents contenant des informations sur les employés ou tout dossier relatif à un employé (par exemple, adresse et coordonnées, salaire, promotion et historique de travail, présence et congés, etc.)
  • Documents sur l'évolution de l'entreprise - documents qui présentent des informations sur l'évolution de l'entreprise. (par exemple, les rapports de performance, les achats, les coûts, le budget, etc.)
  • Documents divers - il s'agit des documents non couverts par les autres types. Les documents qui entrent dans cette catégorie sont généralement liés à l'expansion, à la diversification et à d'autres activités de l'entreprise (par exemple, évaluations, enquêtes, etc.).
Aussi longtemps que nécessaire. Il n'existe pas de durée standard pour la conservation des dossiers. Cela dépend de la validité des données enregistrées. Dans certains cas, les enregistrements devront être conservés pendant une durée spécifique. Il est préférable de consulter les autorités locales ou régionales et de prendre en compte leurs exigences et celles qui sont pertinentes par ailleurs. 
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de lois et de règlements imposés par le gouvernement et d'autres organismes juridiques :
  • Norme OSHA - 29 CFR
Pour les entreprises de plus de 10 employés, l'OSHA exige la tenue d'un registre pour tenir compte des blessures et maladies graves liées au travail, à l'exception des blessures mineures ne nécessitant que des premiers soins. Les informations de ce registre aident les employeurs, les travailleurs et l'OSHA à mettre en œuvre des protocoles de sécurité pour réduire et éliminer les risques en évaluant et en comprenant les dangers identifiés dans l'industrie. Ces informations deviennent précieuses pour prévenir les blessures et les maladies professionnelles à l'avenir. Les dossiers de blessures et de maladies doivent être conservés pendant au moins cinq ans.
  • Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA)
L'objectif principal de l'HIPAA est de garantir la protection des informations d'un individu tout en fournissant et en promouvant des soins de santé de haute qualité grâce à la collecte des informations sanitaires nécessaires. Elle exige donc des prestataires de soins de santé qu'ils mettent en place un système permettant de collecter correctement les informations relatives aux patients tout en appliquant des normes de sécurité telles que la mise en place d'une piste d'audit, l'isolement des données relatives à la santé afin de les rendre inaccessibles aux personnes non autorisées, le contrôle des personnes autorisées à accéder aux informations relatives à la santé, la garantie de la confidentialité et la protection des informations relatives à la santé.
  • Loi Sarbanes-Oxley
Cette loi vise à prévenir les pratiques commerciales trompeuses qui pourraient entraîner des millions de dollars d'amendes, voire une condamnation pénale. L'une des principales dispositions de la loi SOX consiste à disposer d'un processus documenté de contrôle financier et d'atténuation des risques, vérifié par des auditeurs indépendants. Elle exige également que les documents commerciaux soient conservés pendant au moins cinq ans.
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